الخدمات والمراكز والإعلام · 2026-11-01
لائحة تنظيم الفعاليات وحفلات التخرج
تصنيف الفعاليات وطلبات تنظيمها واعتمادها وميزانياتها والضيوف والسلامة وتنظيم حفلات التخرج الحضورية والافتراضية.
معتمدة| رمز الوثيقة | UWC-REG-SRV-04 | الإصدار | 1.0 |
|---|---|---|---|
| جهة الاعتماد | مجلس الجامعة | تاريخ النفاذ | 2026-11-01 |
| الجهة المسؤولة | المركز الإعلامي والعلاقات العامة بالتنسيق مع عمادة شؤون الطلاب ولجنة الأنشطة الطلابية | ||
| نطاق التطبيق | تسري على الفعاليات العلمية والثقافية والطلابية والرسمية التي تنظمها الجامعة أو تُعقد باسمها أو في مقارها أو عبر منصاتها، وعلى حفلات التخرج. | ||
الباب الأول: أحكام عامة
المادة الأولى: يُقصد بالألفاظ الآتية المعاني المبينة أمامها: الفعالية: كل نشاط منظم يجمع مشاركين لغرض علمي أو ثقافي أو اجتماعي أو رسمي، حضوريًا أو عن بُعد. الجهة المنظمة: الكلية أو الوحدة أو النادي الطلابي الذي يتقدم بطلب الفعالية. الفعالية الكبرى: كل فعالية يزيد عدد حضورها على ثلاثمائة شخص أو يحضرها ضيوف رسميون من خارج الجامعة.
المادة الثانية: تُصنف الفعاليات إلى: رسمية، وعلمية، وثقافية واجتماعية، وطلابية، ويسري على المؤتمرات العلمية فوق هذه اللائحة ما ورد في لائحة المؤتمرات والندوات.
الباب الثاني: طلب الفعالية واعتمادها
المادة الثالثة: تتقدم الجهة المنظمة بطلب إلكتروني قبل موعد الفعالية بخمسة عشر يوم عمل على الأقل، وثلاثين يوم عمل للفعاليات الكبرى، يتضمن الهدف والبرنامج والجمهور المتوقع والمكان أو المنصة والميزانية والضيوف.
المادة الرابعة: يعتمد الفعالية عميد الكلية أو مدير الوحدة، وتعتمد الفعاليات الطلابية لجنة الأنشطة الطلابية، والفعاليات الكبرى رئيس الجامعة أو من يفوضه، ويُبت في الطلب خلال خمسة أيام عمل.
المادة الخامسة: لا تُعقد فعالية باسم الجامعة ولا تُستخدم شعاراتها في الإعلان عنها إلا بعد اعتمادها، وتُنشر الفعاليات المعتمدة على صفحة الفعاليات.
المادة السادسة: تُحجز القاعات والمرافق وفق لائحة استخدام المرافق والقاعات، ويُنسق مع وحدة تقنية المعلومات للفعاليات المبثوثة أو الافتراضية قبل موعدها بعشرة أيام عمل.
الباب الثالث: الضيوف والمحتوى
المادة السابعة: يُشترط لدعوة متحدثين من خارج الجامعة موافقة الجهة المعتمِدة على أسمائهم وموضوعاتهم، ويُبلغون بقيم الجامعة وضوابط الفعالية.
المادة الثامنة: تلتزم الفعاليات بقيم الجامعة والآداب العامة، ويُحظر توظيفها في دعاية سياسية أو حزبية أو تجارية غير معتمدة.
الباب الرابع: الميزانية والسلامة
المادة التاسعة: تُصرف تكاليف الفعالية من ميزانية الجهة المنظمة وفق اللائحة المالية، ويُقبل دعم الرعاة وفق لائحة الرعايات والتبرعات، وتقدم الجهة المنظمة تقريرًا ماليًا خلال خمسة عشر يومًا من انتهاء الفعالية.
المادة العاشرة: تُعد للفعاليات الكبرى خطة سلامة بالتنسيق مع مسؤول السلامة تتضمن الطاقة الاستيعابية ومخارج الطوارئ والإسعافات الأولية وتنظيم الدخول، وفق لائحة السلامة والصحة المهنية.
الباب الخامس: حفلات التخرج
المادة الحادية عشرة: تُقيم الجامعة حفل تخرج سنويًا في نهاية العام الدراسي، ويُحدد موعده في التقويم الدراسي، ويُتاح حضوره افتراضيًا ببث مباشر للخريجين المقيمين خارج المقر وذويهم.
المادة الثانية عشرة: يحق المشاركة في الحفل للطلاب الذين اعتمد مجلس الجامعة تخرجهم أو المتوقع تخرجهم بنهاية الفصل الذي يسبقه مباشرة، ويُسجل الخريج رغبته في المشاركة عبر البوابة قبل الحفل بثلاثين يومًا على الأقل.
المادة الثالثة عشرة: يُحدد عدد المرافقين لكل خريج حضوريًا وفق الطاقة الاستيعابية للمكان، ويُعلن قبل الحفل بثلاثين يومًا، ويُراعى في التنظيم الفصل بين الرجال والنساء بحسب الأعراف المعتمدة في الجامعة.
المادة الرابعة عشرة: يُكرَّم في الحفل الأوائل على الكليات والمراحل، ويُعتمد ترتيبهم من عمادة القبول والتسجيل وفق المعدل التراكمي، ولا يُعد حضور الحفل شرطًا لاستلام الشهادة.
الباب السادس: أحكام ختامية
المادة الخامسة عشرة: لمجلس الجامعة تفسير هذه اللائحة وتعديلها، وتُعمل بها من تاريخ نفاذها.