لوائح الطلاب · 2026-11-01
لائحة سجلات الطلاب وسرية بياناتهم
تنظم جمع البيانات الشخصية والأكاديمية للطلاب والمتقدمين وحفظها وحمايتها والإفصاح عنها وحقوق أصحابها ومدد الاحتفاظ بها.
معتمدة| رمز الوثيقة | UWC-REG-STU-10 | الإصدار | 1.0 |
|---|---|---|---|
| جهة الاعتماد | مجلس الجامعة | تاريخ النفاذ | 2026-11-01 |
| الجهة المسؤولة | عمادة القبول والتسجيل ووحدة تقنية المعلومات والدعم الفني | ||
| نطاق التطبيق | تسري على جميع البيانات والسجلات المتعلقة بالطلاب والمتقدمين والخريجين لدى أي وحدة في الجامعة، وعلى كل من يطلع عليها بحكم عمله. | ||
الباب الأول: أحكام عامة
المادة الأولى: يُقصد بالألفاظ والعبارات الآتية أينما وردت في هذه اللائحة المعاني المبينة أمام كل منها: البيانات الشخصية: كل بيان يحدد هوية الشخص أو يمكن أن يحددها؛ البيانات الحساسة: بيانات الصحة والإعاقة والوضع المالي والعقوبات التأديبية والبيانات الحيوية؛ السجل الأكاديمي: سجل المقررات والدرجات والمعدلات والحالة الأكاديمية؛ المعالجة: كل عملية تجرى على البيانات من جمع أو حفظ أو استخدام أو إفصاح أو إتلاف؛ صاحب البيانات: الطالب أو المتقدم أو الخريج.
المادة الثانية: تُجمع البيانات وتعالج لأغراض القبول والتعليم والتقويم والخدمات الطلابية والتواصل والإحصاء المؤسسي فقط، وبالقدر اللازم لتحقيق هذه الأغراض.
الباب الثاني: الحفظ والحماية
المادة الثالثة: تُحفظ السجلات الأكاديمية إلكترونيًا في نظام مركزي آمن بصفة دائمة، مع نسخ احتياطي يومي في موقعين منفصلين على الأقل.
المادة الرابعة: تُحفظ وثائق الالتحاق والمستندات الشخصية في مستودع سري مشفر لا يطلع عليه إلا المختصون في عمادة القبول والتسجيل وفق صلاحيات محددة، وتُسجل كل عملية اطلاع عليها.
المادة الخامسة: تُمنح صلاحيات الاطلاع على بيانات الطلاب بحسب الحاجة الوظيفية، فيطلع عضو هيئة التدريس على بيانات طلاب مقرراته، والمرشد على بيانات طلابه، ولا يطلع على البيانات الحساسة إلا الجهة المختصة بها.
المادة السادسة: يوقع كل منسوب يطلع على بيانات الطلاب تعهدًا بالسرية، ويُعد الإفصاح غير المصرح به أو الاطلاع خارج الحاجة الوظيفية مخالفة جسيمة.
المادة السابعة: تُخطر الجامعة أصحاب البيانات المتأثرين بأي تسرب يمس بياناتهم خلال اثنتين وسبعين ساعة من التحقق منه، مع بيان الإجراءات المتخذة.
الباب الثالث: الإفصاح
المادة الثامنة: لا يُفصح عن بيانات الطالب أو سجله لأي جهة أو شخص، بما في ذلك ولي الأمر للطالب الراشد، إلا بموافقته الكتابية أو الإلكترونية، عدا الحالات الآتية: طلب جهة قضائية أو رسمية مختصة بموجب سند نظامي؛ وحالات الخطر الوشيك على حياة الطالب أو سلامة الآخرين؛ والجهات المانحة في حدود ما يلزم لمنحها وبعلم الطالب.
المادة التاسعة: لا تُنشر نتائج الطلاب أو ترتيبهم بأسمائهم إلا في قوائم التكريم والتفوق بعد موافقتهم، وتُعلن النتائج لكل طالب في حسابه الشخصي فقط.
المادة العاشرة: يجوز استخدام البيانات المجمعة غير المحددة للهوية في الإحصاءات والتقارير والبحوث المؤسسية، ويُشترط لاستخدام بيانات الطلاب في بحوث علمية موافقة لجنة أخلاقيات البحث.
المادة الحادية عشرة: لا يجوز نقل بيانات الطلاب إلى مزودي خدمات خارجيين إلا بعقد يلزمهم بمستوى حماية لا يقل عن هذه اللائحة، وبالقدر اللازم للخدمة.
الباب الرابع: حقوق أصحاب البيانات ومدد الاحتفاظ
المادة الثانية عشرة: يحق لصاحب البيانات الاطلاع على بياناته وسجله والحصول على نسخة منها عبر البوابة، وطلب تصحيح الخاطئ منها، ويُبت في طلب التصحيح خلال عشرة أيام عمل.
المادة الثالثة عشرة: يحق لصاحب البيانات طلب حذف البيانات غير اللازمة، ولا يشمل ذلك السجل الأكاديمي والوثائق التي يلزم حفظها نظامًا.
المادة الرابعة عشرة: تُحفظ البيانات وفق المدد الآتية: السجل الأكاديمي وقرارات منح الدرجات بصفة دائمة؛ والملف التأديبي حتى محو العقوبة وفق لائحة التأديب؛ وتسجيلات المراقبة في الاختبارات وفق لائحتها؛ ووثائق المتقدمين غير المقبولين سنة واحدة من قرار الرفض أو الحفظ؛ والوثائق المالية عشر سنوات، ثم تُتلف بمحضر.
الباب الخامس: أحكام ختامية
المادة الخامسة عشرة: لمجلس الجامعة حق تفسير هذه اللائحة، وتُعد مكملة لسياسة الخصوصية المنشورة على الموقع.
المادة السادسة عشرة: يُعمل بهذه اللائحة اعتبارًا من تاريخ نفاذها، وتُراجع صلاحيات الاطلاع القائمة لمواءمتها معها خلال ستين يومًا.