جامعة الحضارة العالميةUniversity of World Civilization
الإدارة والمالية والموارد · 2026-11-01

لائحة الوثائق والأرشفة والاحتفاظ بالسجلات

تصنيف الوثائق ودورة حياتها والأرشفة الإلكترونية وجدول مدد الاحتفاظ والاطلاع والإتلاف الآمن.

الباب الأول: أحكام عامة

المادة الأولى: يُقصد بالألفاظ الآتية المعاني المبينة أمامها: الوثيقة: كل ما يُنشأ أو يُتلقى من معلومات مسجلة بأي وسيط أثناء أداء أعمال الجامعة. الأرشيف الإلكتروني: النظام المعتمد لحفظ الوثائق وإدارتها. مدة الاحتفاظ: المدة الدنيا التي تُحفظ خلالها الوثيقة قبل التصرف فيها. الإتلاف الآمن: إزالة الوثيقة بصورة لا يمكن معها استعادتها.

المادة الثانية: الوثائق الرسمية ملك للجامعة، ولا يجوز لأي منسوب الاحتفاظ بها لنفسه أو إخراجها أو إتلافها إلا وفق هذه اللائحة.

الباب الثاني: التصنيف والحفظ

المادة الثالثة: تُصنف الوثائق بحسب درجة سريتها إلى: عامة، وداخلية، وسرية، وسرية للغاية، ويحدد منشئ الوثيقة تصنيفها عند إنشائها، وتُطبق عليها ضوابط الوصول المقررة في لائحة أمن المعلومات.

المادة الرابعة: تُحفظ الوثائق في الأرشيف الإلكتروني بترميز موحد يبين الجهة ونوع الوثيقة والسنة، وتُرقمن الوثائق الورقية الأصلية ذات القيمة الدائمة خلال تسعين يومًا من إنشائها.

المادة الخامسة: تُحفظ المستندات الشخصية للطلاب والمتقدمين والمنسوبين، كصور الهويات والجوازات والمؤهلات، في مستودع آمن مشفر لا يُتاح عبر روابط عامة، ولا يطلع عليها إلا الموظفون المختصون.

الباب الثالث: مدد الاحتفاظ

المادة السادسة: تُحفظ الوثائق الآتية بصورة دائمة: السجلات الأكاديمية للطلاب وكشوف الدرجات وسجلات منح الشهادات، وقرارات المجالس ومحاضرها، واللوائح وتعديلاتها، والرسائل العلمية، ووثائق ملكية الأصول الثابتة.

المادة السابعة: تُحفظ الوثائق الآتية للمدد المبينة: المستندات المالية عشر سنوات، والملفات الوظيفية للمنسوبين عشر سنوات بعد انتهاء الخدمة، والعقود عشر سنوات بعد انتهائها، وملفات المنافسات خمس سنوات، وأوراق الاختبارات وملفاتها سنة دراسية واحدة بعد إعلان النتيجة أو حتى البت في التظلم.

المادة الثامنة: تُحفظ طلبات الالتحاق غير المقبولة سنتين، وطلبات التوظيف غير المقبولة سنة واحدة، والشكاوى والاستفسارات ثلاث سنوات من إغلاقها، وسجلات النشاط في لوحة التحكم سنتين، وسجلات إحصاءات الزوار ثلاثة عشر شهرًا.

المادة التاسعة: يجوز تمديد مدة الاحتفاظ لأي وثيقة إذا كانت محل نزاع أو تحقيق أو مراجعة قائمة إلى حين انتهائه.

الباب الرابع: الاطلاع والنسخ

المادة العاشرة: يكون الاطلاع على الوثائق الداخلية والسرية بحسب الحاجة الوظيفية وبإذن من الجهة المالكة، ويُسجل كل اطلاع على الوثائق السرية في سجل إلكتروني.

المادة الحادية عشرة: يحق لصاحب الوثيقة الشخصية طلب نسخة منها عبر البوابة، ويُستجاب لطلبه خلال خمسة أيام عمل، ويجوز تحديد رسوم رمزية للنسخ المصدقة الورقية.

الباب الخامس: الإتلاف

المادة الثانية عشرة: تُعد وحدة الوثائق كل ستة أشهر قائمة بالوثائق المنتهية مدة احتفاظها، وتعتمدها لجنة من ثلاثة أعضاء منهم ممثل لوحدة الشؤون القانونية قبل إتلافها.

المادة الثالثة عشرة: تُتلف الوثائق الورقية بالفرم، والإلكترونية بالحذف الآمن من الأنظمة والنسخ الاحتياطية في دورتها التالية، ويُحرر محضر إتلاف يُحفظ بصورة دائمة.

المادة الرابعة عشرة: يُعد إتلاف الوثائق قبل انتهاء مدتها أو تسريبها أو إخراجها دون إذن مخالفة جسيمة.

الباب السادس: أحكام ختامية

المادة الخامسة عشرة: لمجلس الجامعة تفسير هذه اللائحة وتعديل جدول مدد الاحتفاظ بناءً على اقتراح وحدة الشؤون القانونية، وتُعمل بها من تاريخ نفاذها.