الأنظمة العامة · 2026-11-01
لائحة المراسلات والاتصالات الرسمية والأرشفة
تنظم إصدار المراسلات الرسمية واستقبالها وقيدها ومدد الرد عليها وحفظ الوثائق وأرشفتها إلكترونيًا.
معتمدة| رمز الوثيقة | UWC-REG-GEN-05 | الإصدار | 1.0 |
|---|---|---|---|
| جهة الاعتماد | مجلس الجامعة | تاريخ النفاذ | 2026-11-01 |
| الجهة المسؤولة | إدارة الاتصالات الإدارية والأرشيف | ||
| نطاق التطبيق | تسري على جميع المراسلات الصادرة والواردة والداخلية للجامعة بأي وسيلة، وعلى الوثائق التي تنتجها وحداتها. | ||
الباب الأول: أحكام عامة
المادة الأولى: يُقصد بالألفاظ والعبارات الآتية أينما وردت في هذه اللائحة المعاني المبينة أمام كل منها: المراسلة الرسمية: كل خطاب أو مذكرة أو بريد إلكتروني يصدر عن الجامعة أو يرد إليها بصفتها؛ نظام الاتصالات: النظام الإلكتروني المعتمد لقيد المراسلات وتتبعها؛ الأرشيف: الحفظ المنظم للوثائق ورقيًا وإلكترونيًا؛ جدول مدد الحفظ: الجدول المعتمد لمدد الاحتفاظ بفئات الوثائق وطريقة التصرف فيها.
المادة الثانية: تكون المراسلات الرسمية باللغة العربية، ويجوز إصدارها بالإنجليزية أو بلغة المخاطَب عند الحاجة على أن تُحفظ نسخة عربية أو ترجمة لها في الأرشيف.
الباب الثاني: إصدار المراسلات واستقبالها
المادة الثالثة: تُصدر المراسلات الرسمية على النماذج المعتمدة في دليل الهوية البصرية، وتتضمن رقمًا وتاريخًا صادرين من نظام الاتصالات، والموضوع، والجهة المخاطبة، وتوقيع صاحب الصلاحية وصفته.
المادة الرابعة: لا يجوز مراسلة جهة خارجية باسم الجامعة إلا من الرئيس أو من يفوضه وفق لائحة تفويض الصلاحيات، وتتراسل الوحدات فيما بينها مباشرة عبر نظام الاتصالات.
المادة الخامسة: يُعد البريد الإلكتروني الرسمي على نطاق الجامعة وسيلة معتمدة للمراسلة، ولا يُعتد بالمراسلات الرسمية المرسلة من حسابات بريد شخصية، ويُبلغ الطلاب بالقرارات عبر البوابة الإلكترونية وبريدهم الجامعي.
المادة السادسة: تُقيد جميع المراسلات الواردة في نظام الاتصالات يوم ورودها أو يوم العمل التالي، وتُحال إلى الجهة المختصة خلال يوم عمل واحد من قيدها.
الباب الثالث: مدد الرد والمتابعة
المادة السابعة: يُرد على المراسلات الخارجية خلال عشرة أيام عمل من قيدها، وعلى المراسلات الداخلية خلال خمسة أيام عمل، ما لم تحدد المراسلة أو لائحة خاصة مدة أخرى، وإذا تعذر الرد خلال المدة يُرسل إشعار مؤقت يبين سبب التأخير والموعد المتوقع.
المادة الثامنة: يُتابع نظام الاتصالات المراسلات المتأخرة آليًا، ويرفع تقريرًا شهريًا بنسبة الالتزام بمدد الرد لكل وحدة إلى المدير العام للشؤون الإدارية والمالية.
المادة التاسعة: تُصنف المراسلات حسب سريتها إلى: عادية، ومحدودة التداول، وسرية، ولا يطلع على المراسلات السرية إلا المخاطَب بها ومن يأذن له صاحب الصلاحية.
الباب الرابع: الأرشفة وحفظ الوثائق
المادة العاشرة: تُؤرشف جميع الوثائق الرسمية إلكترونيًا في الأرشيف المركزي خلال خمسة أيام عمل من صدورها أو ورودها، وتُصنف وفق خطة التصنيف المعتمدة مع بيانات وصفية تسهل استرجاعها.
المادة الحادية عشرة: تُحفظ الوثائق وفق جدول مدد الحفظ، ومن ذلك: محاضر المجالس والسجلات الأكاديمية وقرارات منح الدرجات تُحفظ بصفة دائمة؛ والملفات المالية عشر سنوات؛ والمراسلات العادية خمس سنوات؛ وطلبات الالتحاق غير المقبولة سنة واحدة من تاريخ القرار.
المادة الثانية عشرة: لا يجوز إتلاف أي وثيقة قبل انقضاء مدة حفظها، ويتم الإتلاف بمحضر تعده لجنة من ثلاثة أعضاء يشكلها المدير العام للشؤون الإدارية والمالية، ويُقيد في سجل الإتلاف.
المادة الثالثة عشرة: تُتخذ إجراءات النسخ الاحتياطي اليومي للأرشيف الإلكتروني في موقعين منفصلين على الأقل، وتُراجع صلاحيات الوصول إليه كل ستة أشهر.
المادة الرابعة عشرة: يحق لصاحب الشأن طلب صورة من الوثائق المتعلقة به عبر الموقع، وتُسلم إليه خلال عشرة أيام عمل ما لم تكن سرية أو تمس حقوق الغير.
الباب الخامس: أحكام ختامية
المادة الخامسة عشرة: يُعد الإخلال بأحكام هذه اللائحة، ولا سيما إفشاء المراسلات السرية أو إتلاف الوثائق دون إذن، مخالفة تستوجب المساءلة وفق اللوائح التأديبية المعمول بها.
المادة السادسة عشرة: للمدير العام للشؤون الإدارية والمالية إصدار الأدلة الإجرائية والنماذج اللازمة لتنفيذ هذه اللائحة، ولمجلس الجامعة حق تفسيرها.
المادة السابعة عشرة: يُعمل بهذه اللائحة اعتبارًا من تاريخ نفاذها، وتُلغى التعليمات السابقة المتعارضة معها.